Комуникирането чрез имейли често се превръща във Вавилонската кула, когато всички говорят на различни езици. Случва се така, защото много хора не познават правилата за електронна кореспонденция.

Няма съмнение, че бизнес комуникациите, особено електронните бизнес комуникации, могат да бъдат по-професионални и по-ефективни с по-добър имайл етикет.

Защо етикетът на писане на имейли е необходим?

Компаниите и организациите трябва да следват правилата на имейл етикета защото:

• Професионализъм: използвайки подходящ имейл език, компанията ще придобие по-добър имидж

• Ефективност: имейли, които се придържат към темата, са много по-ефективни от онези, в които са използвани неподходящи изрази

• Защита от съдебна отговорност: ясната представа на Вашите работници за рисковете на имейл кореспонденцията може да помогне за предпазването на компанията от скъпи съдебни процеси

Тон в бизнес комуникацията чрез имейли

Неформален тон се приема, но все пак е учтиво да се обръщате към хората по име: „Уважаеми Господин Ангелов,“ или „Здравей, Милене,“, ако съществуват по-близки взаимоотношения.

Смята се за много неучриво да напишете съобщението само с главни букви – представлява еквивалент на това да крещите на някого.

Имейлите изискват краткосрочен отговор. Отговаряйте на имейлите в период от 24 часа. Както при комуникирането чрез телефон или факс, ако не е възможно да дадете желания отговор веднага, изпратете имейл на другата страна, за да ги информирате, че някой вече се е заел с въпроса.

• Отговорът на имейл трябва да отговаря на всички поставени въпроси и да предотвратява следващи.

• Не забравяйте, че бизнес имейлът не е форма за лично общуване – не го използвайте за лична кореспонденция или клюки.

• Формат на електронната бизнес комуникация

• Формирайте стандартен „подпис“, включващ име и фамилия, позиция, отдел, телефонни номера и имейл адрес (скайп или други подобни детайли също могат да бъдат включени).

• В бизнес кореспонденцията е по-добре да не се заигравате с шрифтовете, цвета на фона и др. Придържайте се към изчистения стил.

• Използвайте правилни правопис, граматика и пунктуация. Това е много важно, защото в противен случай ще оставите лошо впечатление за компанията.

• Пишете смислено заглавие, което ще бъде в помощ на получателя

Стил в бизнес кореспонденцията чрез имейли

• Тъй като четенето от екран е по-трудно от четенето от хартия, структурата и разположението на текста са много важни. Следването на основните правила може да спести доста раздразнения. Затова, уверете се, че исползвате кратки параграфи и празни редове между тях. Когато използвате точки, номерирайте ги и ги поставяйте на нов ред.

• Опитайте се изреченията да са съставени от максимум 15-20 думи. Имейлът е замислен като бързо средство и предполага различен тип писане от този на писма. Също така се постарайте да не изпращате имейлли , които са твърде дълги като цяло.

• Големите прикачени файлове могат да подразнят получателя, дори да сринат неговата имейл система. Избягвайте ги.

• Използвайте темплейти за честозадаваните въпроси. Някои въпроси се задават отново и отново. (като това как се стига до офиса). Запазете тези отговори като темплейти и ги поставете в съобщението.

• Избягвайте да включвате емотикони – изглежда непрофесионално и не всеки ще разбере какво значат тези символи.

• Не препращайте верижни съобщения. Трийте ги.

• Имейл, изпратен от непознат адрес, който Ви моли да отворите прикрепен файл, трябва да бъде незабавно изтрит – възможно е да съдържа вирус.